A presente proposta prevê o desenvolvimento de uma plataforma para gestão e tratamento de pedidos de peritagem auto.
A plataforma será disponibilizada sob a forma de uma licença de software de uso da aplicação disponível em cloud, e prevê um fluxo de funcionamento abaixo de acordo com os requisitos previamente identificados e acordados pelo cliente.
1.Os pedidos poderão ser registados no sistema por envio de email ou via interface WWW.
1a. A seguradora (Requerente) poderá enviar, a partir de endereços previamente registados na plataforma, um email com o pedido de peritagem para o endereço definido para o efeito. O email recebido é automaticamente transposto para a plataforma dando origem a um pedido de peritagem (Pedido).
1b. Caso a seguradora efetue pedidos de peritagem por outros meios (que não seja o email), p. ex: contacto telefónico, o Distribuidor deverá proceder ao registo manual dos pedidos na plataforma em nome da seguradora.
2. O email enviado pela seguradora poderá ter documentos anexos. Estes anexos (apólice, declaração de sinistro, orçamentos, fotografias, etc.) serão carregados pela plataforma aquando da receção do email e associados ao pedido de peritagem.
3. Quando do email email enviado constar um identificador de pedido devidamente formatado (Kit 98675 ou 9856452345) ou uma matrícula (A0-B1-C2-Z9) estes valores serão automaticamente identificados e inseridos no pedido de peritagem nos campos respectivos.
4. Caso um email enviado pela seguradora contenha vários pedidos de peritagem, a plataforma irá criar um único registo de pedido de peritagem. Caberá ao responsável pela distribuição dos pedidos (Distribuidor) o desdobramento do pedido de peritagem nos vários sub-pedidos e a respetiva associação ao pedido principal.
5. O Distribuidor, poderá consultar na plataforma os vários pedidos registados na aplicação assim como o seu estado. Com base na análise do pedidos, o Distribuidor encaminha para pedido para o elemento (Perito) adequado. A plataforma notificará o Perito da atribuição do pedido por email.
6. O Perito poderá consultar a lista de pedidos de peritagem que lhe estão atribuídos assim como toda a informação associada para que proceda ao respetivo tratamento.
7. Durante o tratamento pelo Perito do pedido de peritagem este poderá:
7a. Alterar o estado do pedido para "Em resolução", "Pendente de documentos" ou "Pendente de Terceiros".
7b. Adicionar comentários (visível apenas na plataforma);
7c. Adicionar anexos (documentos) ao pedido de peritagem como fotografias ou orçamentos;
7d. Alterar o estado do pedido para "Resolvido" sendo que a colocação do pedido de peritagem nesse estado (Resolvido) provocará a sua transferência para o Distribuidor para revisão e fecho;
8. O Distribuidor será notificado dos pedidos que lhe são atribuídos, seja pela criação (estado "Novo") ou pela resolução (estado "Resolvido"). Adicionalmente poderá, a qualquer momento, consultar a listagem de todos os pedidos e respetivo estado na plataforma.
9. Apenas o perfil de Distribuidor permitirá um conjunto específico de operações de gestão dos pedidos:
9a. Consultar todos os pedidos independentemente do Estado ou elemento a que o pedido esteja atribuído (Dono do Pedido);
9b. Alterar o Estado e Dono de qualquer pedido para qualquer Estado ou Dono;
9c. Alterar o estado do pedido para "Verificação" para encaminhamento para reavaliação por um segundo técnico;
10. O Distribuidor poderá, após a conclusão do processo de avaliação, proceder ao envio da resposta para a seguradora executando os seguintes passos:
10a. Adição dos documentos necessários;
10b. Inserção do texto de resposta ao pedido;
10c. Alteração do estado do pedido para "Fechado";
11. Durante o tratamento do pedido, a plataforma poderá receber emails adicionais relativos ao mesmo identificados devidamente identificados no título desses emails. A informação assim recebida será adicionada ao Pedido para tratamento.
12. A alteração do pedido para o estado "Fechado" espoletará o envio de um email para a seguradora (resposta para o endereço que enviou o pedido de peritagem inicial) com o texto e documentação inserido quando da alteração do pedido para o estado "Fechado".

Perfis de Acesso
Distribuidor:
Acesso a todos os pedidos de peritagem em qualquer estado;
Possibilidade de alterar o responsável pelo tratamento dos pedidos (Dono);
Possibilidade rejeitar e eliminar pedidos;
Possibilidade de fechar pedidos (com envio automático do fecho para o requerente);
Perito:
Consultar a listagem dos pedido de peritagem que lhe estão atribuídos (de que é Dono);
Consultar os detalhes dos pedidos de que é Dono;
Adicionar comentários (texto) e anexos (ficheiros) aos pedidos de que é Dono;
Alteração do estado dos pedidos de que é Dono para "Em resolução", "Pendente de documentos", "Pendente de Terceiros" ou "Resolvido".

Envio de Emails
A plataforma prevê a receção e envio automático das seguintes mensagens de correio eletrónico:
- Receção de email da seguradora para registo de um novo pedido de peritagem;
- Receção de email da seguradora com requisitos ou informação adicional relativa a um pedido anteriormente aberto com a identificação do pedido inicial (indicada pela plataforma no email de resposta à abertura de novo pedido);
- Envio de email de fecho do pedido com toda a informação carregada pelo Distribuidor;
- Notificação interna de abertura de um novo pedido de peritagem;
- Notificação interna de atribuição de um novo dono ao pedido de peritagem;
- Notificação interna de alteração de estado do pedido;

Estados dos pedidos
O ciclo de vida dos pedidos é feito pela atribuição de um estado a cada pedido que é alterado de acordo com a fase de processamento em que o pedido está a cada instante.
Os estados a suportar pela plataforma são:
Novo: O Pedido aberto (email da seguradora ou introdução via WWW);.
Pendente: Pedido enviado ao Perito e está na fila de espera para tratamento.
Em resolução: Pedido em tratamento pelo Perito.
Pendente de Documentos: O técnico aguarda os documentos da oficina.
Pendente de Terceiros: Acidente com acta por acordo ou situações que pendentes de outras entidades.
Resolvido: O Perito terminou o serviço de peritagem no local e envia os documentos.
Averiguação: Pedido foi tratado e resolvido mas contém inconformidades e foi enviado a outro técnico, para nova intervenção.
Fechado: Distribuidor anexou o relatório e orçamentos e encerrou o pedido.